Zarządzaj swoim czasem - porady ekspertów

Powiemy Ci o najbardziej przydatnych narzędziach do pracy z kalendarzem, opisanych przez Daniela Browne - autora "The Source of Energy".

Zasada Pareto stwierdza, że ​​dziełowypełnij cały przydzielony czas. Kalendarz to narzędzie do budżetowania czasu, pozwalające skutecznie radzić sobie z każdą firmą lub projektem, nad którym pracujesz. Niezaplanowany czas najprawdopodobniej będzie zajęty pracą. Skorzystaj z następujących reguł, aby pomóc w korzystaniu z kalendarza:

1. Kalendarz powinien przedstawiać rzeczywisty obraz tego, w jaki sposób zamierzasz wykorzystać swój czas.

Należy zaplanować wszystko, co jest dla ciebie ważne i trzeba to zrobić. Wyjątek można wprowadzić tylko w przypadku małych zadań, które spędzają mniej niż piętnaście minut.

2. Poświęć czas na zdefiniowanie planów na określone dni i tygodnie.

Szczegółowe planowanie pomaga oszczędzaćKoncentracja na tym, co robisz w danym momencie i nie opuszczaj harmonogramu. Najlepiej zaplanować dzień poprzedniej nocy, kiedy ukończyłeś swoją pracę i masz pojęcie, co powinno zostać przeniesione na jutro. Przygotowywanie lub dostosowywanie planu rano jest wskazane tylko wtedy, gdy w nocy wpadniesz na pomysł twórczy lub przypomniałeś sobie o pilnej sprawie.

3. Pozbądź się list rzeczy do zrobienia.

Po napisaniu wszystkiego, co musisz zrobić na papierze, tyUwolnij swoją głowę, ale problem polega na tym, że na twojej liście spraw nie będą ograniczały się określone terminy, a w rezultacie nie będziesz wiedział, kiedy możesz je wypełnić.

4. Używaj alertów do zadań ściśle powiązanych z czasem.

Jeśli masz coś do zrobieniao określonej godzinie, włącz alarm lub sygnał, który przypomina o nich. Pomimo tego, że alerty pomagają zachować poczucie czasu, najlepiej nie używać ich w przypadkach, które nie są ograniczone czasowo, ponieważ jeśli przypomnienia będą odbierane zbyt często, po prostu przestaniesz na nie odpowiadać.

5. Zaplanuj rozwiązanie dla zadań o elastycznych terminach.

Zwykle rzeczy, które tego nie wymagajązaangażowani w określonym czasie, umieszczani na listach, często o nich zapomniani lub przenoszeni następnego dnia. Uwzględnienie ich w harmonogramie zwiększy prawdopodobieństwo ich rozwiązania. Zabierz je na czas, kiedy najprawdopodobniej będziesz w stanie je rozwiązać.

6. Uczyń kalendarz najlepszym przyjacielem.

Nawet jeśli korzystasz z elektronicznego pamiętnikaustawiaj powiadomienia, powinieneś od czasu do czasu odwoływać się do kalendarza. Pozwoli ci to zorientować się w nadchodzącym dniu. Kalendarz trzeba wyświetlać co najmniej dwa razy dziennie. Najlepszy ze wszystkich, jeśli zaglądasz w to za każdym razem, gdy kończysz następną rzecz. Usuń zakończone przypadki lub zaznacz je kolorem, aby zobaczyć, że praca nad nimi została zakończona.

7. Podziel duże zadania na mniejsze i zaplanuj ich rozwiązanie.

Często podczas pracy nad dużymi projektami możeWydaje się, że nie trzeba niczego planować, ponieważ wiadomo już, co robić w ciągu kilku następnych dni lub tygodni. Jednakże, jeśli nie jesteś bardzo zorganizowany, przybliżona orientacja co robisz i przybliżony okres czasu będą miały wpływ na twoją produktywność, ponieważ brak ram czasowych w harmonogramie pozbawi cię poczucia pilności. Nie zejdź z toru pomoże Ci podzielić projekt na podzadania i zaplanować rozwiązania dla każdego z nich w kalendarzu.

8. Nie zapomnij podać przerw pomiędzy poszczególnymi przypadkami.

Główna przeszkoda w planowaniu -brak realizmu. Planując zadania, nie biorąc pod uwagę rozproszeń lub przerw koniecznych do przejścia do następnego przypadku, ryzykujesz utratę koncentracji, rezygnację z harmonogramu i konieczność nadrobienia zaległości z resztą czasu. Z biegiem czasu zaczynasz myśleć, że planowanie nie działa, a ty rezygnujesz z idei zapewnienia wydajności. Jeśli zapewnisz wypoczynek, przerwę na lunch, czas na drogę i rozrywkę, uzyskasz realistyczny obraz tego, co musisz zrobić i na co poświęcisz swój czas, co oznacza, że ​​możesz zaplanować swój dzień bardziej efektywnie.

9. Zaplanuj czas na przygotowanie połączeń i nadchodzących spotkań.

Musiałeś spóźnić się na spotkanieze względu na to, że nie zapewniliście wystarczającej ilości czasu na drogę i pojawienie się problemu. Planując czas przygotowania w kalendarzu, pozbędziesz się stresu, jeśli po prostu musisz ustalić trasę lub wyszukać numer telefonu tuż przed wyjściem, kiedy musisz zadzwonić do klienta. Planując czas podróży, dowiedz się dokładnego harmonogramu transportu i zapewnij możliwość przechwycenia filiżanki kawy po drodze.

10. Zaplanuj czas w ciągu dnia na nieprzewidziane zadania i okoliczności.

Jak często twoje rzeczy się nie udają? Codziennie, raz w tygodniu? Podaj w swoim harmonogramie czas na nieprzewidziane okoliczności, a jeśli się nie pojawią, zawsze możesz go użyć do wykonania innej pracy. Przeanalizuj, ile czasu w ciągu dnia przejdzie na niezaplanowane połączenia lub przerwy i zaplanuj je w harmonogramie. Najprawdopodobniej najpierw zawyżysz lub zaniżymy czas, którego potrzebujesz, ale z doświadczenia zwiększy się dokładność twojego oszacowania.

11. Rozwijaj nawyk planowania.

Jak tylko masz nowe zadanie, natychmiastPonadto umieść to na swoim harmonogramie. Jeśli z jakiegokolwiek powodu nie jest to możliwe, zanotuj notatkę w notatniku, smartfonie, tablecie lub innym używanym urządzeniu. Natychmiastowe wprowadzenie zadania do harmonogramu, po pierwsze, eliminuje potrzebę pamiętania, co trzeba zrobić, a po drugie, wyklucza możliwość, że pozostanie nierozwiązane.

Jeśli musisz regularnie monitorowaćzapytania lub zorganizować spotkania, zapewnienie dla nich w czasie kalendarzowego w ciągu tygodnia, a następnie po prostu dodać elementy przewidziane w przedziale. Kalendarz elektroniczny, takich jak Outlook, można umieścić te elementy w sekcji dla notatek. W dzienniku papieru, w którym nie ma miejsca dla wszystkich pozycji, można zorganizować je w oddzielnej liście, który jest związany z konkretnym okresie czasu.

12. Używaj tylko jednego kalendarza do planowania pracy i do wszystkich innych problemów.

Jeśli chodzi o twoje życie, między pracą awypoczynku nie należy dzielić. Te obszary twojego życia są odbiciem tego, jak zarządzasz swoim czasem. Za pomocą dwóch kalendarzy rozpraszasz uwagę i utrudniasz kontrolę nad czasem.

13. Użyj metody komórkowej.

Jego zasadą jest podziałdzień przez kilka dużych odstępach czasu. Maksymalna wydajność jest zapewniona przez segmenty nie krótsze niż półtorej godziny. Liczba takich komórek może wynosić od trzech do sześciu. Najprostszy to dzień składający się z trzech komórek odpowiadających okresom porannym, popołudniowym i wieczornym.

Interwały czasowe to nic innego jak bloki osiągnięć lub czas, w którym zajmujesz się najważniejszymi sprawami.

Jedna komórka nie zakłada, że ​​tak jesttylko jedno zadanie robocze. Możesz zaplanować na ten okres dowolną liczbę przypadków. Na przykład, jeśli wielkość porannej komórki wynosi trzy godziny, możesz zaplanować cztery 15-minutowe i dwugodzinne zadania. Połącz kilka małych zadań w 30-minutowe bloki lub, jeszcze lepiej, umieść je w komórkach godzin.

Poczuj nas zajętymimałe zadania i duże bloki przyczyniają się do tworzenia przemyślanych planów i sprawiają wrażenie, że osiągnęliśmy nasz cel. Staraj się nie wypełniać komórek rutynowymi lub nieproduktywnymi zadaniami. Jeśli potrzebujesz dużo czasu na sprawy administracyjne, utwórz dla nich osobną komórkę. Musisz być produktywny, nie zajętym. I nie zapomnij podsumować końca każdego interwału.

Strukturyzacja komórek pomoże w jak najlepszym wykorzystaniu czasu przydzielonego na planowane przypadki. W komórce powinieneś zrobić coś, co jest dla ciebie naprawdę ważne.

• 
  komórka lub wieczór do relaksu;


• 
  komórka lub data dla daty;


• 
  komórka lub wieczór poświęcony rozwojowi osobistemu lub uczeniu się;


• 
  komórka lub wieczór poświęcony dzieciom i rodzinie;


• 
  komórka do komunikacji;


• 
  komórka do pracy późno;


• 
  komórka za pójście do kina;


• 
  komórka do treningu.

14. Mądrze wykorzystaj swój wolny czas.

Patrząc na komórki, masz pomysł naile masz wolnego czasu. Każdy z pięciu dni pracy daje ci od trzech do sześciu godzin wolnego czasu. Jest piętnaście do trzydziestu godzin tygodniowo. Możesz je wydać na wszystko: zrelaksować się, spotkać z rodziną i dziećmi, zjeść obiad w restauracji, pójść do kina. Jeśli dodasz do nich weekend (to kolejne trzydzieści sześć godzin lub dodatkowe sześć - dwanaście komórek), otrzymasz od pięćdziesięciu do siedemdziesięciu sześciu godzin wolnego czasu w tygodniu! To jest twój czas na realizację różnych projektów - na przykład nauka języka obcego, pisanie książki itp.

Skorzystaj z tych wskazówek, a będziesz mógłznacznie poprawiają wydajność, zachowują spokój ducha, łatwiej kontrolują swoje życie i zyskują więcej wolnego czasu dla siebie i swoich bliskich!